Ohjeita sähköisten lomakkeiden käyttäjille

Valtion ympäristöhallinnon sähköiset lomakkeet ovat yleensä PDF-muodossa.

PDF-lomakkeet

• Portable Document Format eli PDF on tallennusmuoto. PDF-muodossa olevat lomakkeet on mahdollista täyttää ja tulostaa Adobe Acrobat Reader-ohjelmalla. Osa PDF-lomakkeista voidaan täyttää vasta tulosteeseen eli ne pitää tulostaa ennen täyttämistä (ja täyttää kirjoituskoneella tai käsin).
• PDF-lomaketta ei ole tarkoitettu sähköisesti palautettavaksi. Se tulostetaan paperille täytettynä, allekirjoitetaan ja lähetetään paperimuodossa.
• Adobe Acrobat Reader-ohjelma on ilmainen ja se voidaan asentaa Adoben www-sivuilta http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep.html : lyhyt ohje.
• PDF-tallennusmuotoa käyttävät yleisesti myös muut viranomaiset lomakkeissaan, mm. julkishallinnon lomakepalvelu Lomake.fi.

Täyttäminen

• PDF-lomakkeet voidaan täyttää Acrobat Reader-versioilla 3.01:stä eteenpäin. (Osa lomakkeista voidaan vain tulostaa ja vasta sitten täyttää.)
• Lomakkeissa on usein keltainen ohjeikkuna, joka voidaan avata hiirellä.
• Huom! kursori ei mene näissä lomakkeissa itsestään ensimmäiseen täyttökenttään, vaan se on aina osoitettava kenttään hiiren painikketta napauttamalla (kursorimerkki = I).
• Täyttökentät ovat aina vakiopituisia ja -korkuisia. Jos moniriviseen kenttään kirjoitetaan enemmän kuin siihen mahtuu, ylin rivi menee piiloon. Se saadaan näkyviin poistamalla ylimääräinen rivi alhaalta.
• Lomaketta ei voi suoraan tallentaa täytettynä ilmaisella Acrobat Reader-ohjelmalla. Lomake voidaan kuitenkin tallentaa seuraavan ohjeen mukaisesti.

Täytetyn lomakkeen tallentaminen

• Helpoin keino on tallentaa lomake Adobe Acrobatin kaupallisella ohjelmaversiolla (file/save...). Internetistä ilmaiseksi asennettava Acrobat Reader-ohjelma ei sisällä tallennustoimintoa.
• Toinen keino: Täytetty PDF-lomake voidaan tulostaa Acrobat Reader:stä PostScript muotoon (File / Print)
• Valitaan PostScript-kirjoitin ja tulostus tiedostoon (ruksi kohtaan Print to file)
• Anna tulostustiedostolle tyypiksi .PS (xxx.ps)
• Jos mikrossa ei ole PS-kirjoitinta, se voidaan asentaa Adoben sivuilta http://www.adobe.com/products/printerdrivers/main.html .
• Tämä PS-muotoinen tiedosto voidaan tulostaa erikseen PostScript -kirjoittimella ja myös lähettää sähköpostilla liitetiedostona. PS-tiedostoja pystyy katselemaan esim. Ghostviewlla, joka on ilmainen ohjelma.
• Huom. PS-muotoinen tiedosto on myös kooltaan huomattavasti suurempi kuin PDF-muoto.
• PS-muotoisen tiedoston saa käännettyä takaisin PDF:ksi esim. Distiller- ja Ghostscript-ohjelmilla. Distiller on Adobe Acrobat ohjelman maksullinen osa. Distiller tulee myös erillisenä lisäohjelmana PageMaker 5 -version mukana. Ghostview ja Ghostscript ohjelmat voi asentaa Internetistä ilmaiseksi ja ne toimivat ainakin Win ja Unix/Linux -ympäristöissä.
• Acrobat Reader 4.0 versiosta voidaan tiedostoon tallennus tehdä myös muotoihin HTML ja TXT, mutta tällöin menetetään lomakkeen formaatti ja lomakkeen sisältö on vaikea sieltä poimia.

Tulostaminen

• Acrobat Reader 3.01 ja sitä uudemmalla versiolla lomakkeen tulostettaminen onnistuu myös tavalliselle laser-kirjoittimelle ilman PostScript-ajuria.
• Tulostus kohdasta File / Print.